Grundlagen
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Was sie ist, für wen sie gilt und wie Belegbar sie abbildet.
Die einfache Gewinnermittlung für Selbstständige in Österreich, erklärt ohne Fachchinesisch: Zufluss und Abfluss, Umsatzsteuer, Einkommensteuer mit E1a, Belege und Aufbewahrung. Und an jeder Stelle, wie Belegbar dir dabei hilft.
Was die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ist die einfache Form der Gewinnermittlung in Österreich. Der Gewinn ist der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Entscheidend ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Eine Einnahme zählt, wenn das Geld da ist, eine Ausgabe, wenn es abgeflossen ist. Rechnungsdatum und Lieferdatum spielen für den Gewinn keine Rolle.
Im Unterschied zur doppelten Buchhaltung gibt es keine Bilanz, keine Forderungen und Verbindlichkeiten als Buchungen und keine Abgrenzungen. Dafür ein Journal aller Zahlungen, Belege zu jeder Position und am Jahresende die Beilage E1a zur Einkommensteuererklärung.
Für wen sie gilt
Für Einzelunternehmer:innen und Personengesellschaften, die nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind, und für freie Berufe unabhängig von der Größe. Kapitalgesellschaften wie die GmbH müssen immer bilanzieren.
- Einzelunternehmen und EPU
- Freie Berufe wie Beratung, Mediation, Therapie, Medizin, Kunst
- Kleine Personengesellschaften unterhalb der Buchführungsgrenzen des UGB
- Nebenberuflich Selbstständige
Belegbar bildet genau diesen Fall ab und bietet keine doppelte Buchhaltung. Für GmbHs ist es nicht geeignet.
Umsatzsteuer: Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer
Wer umsatzsteuerpflichtig ist, weist auf Rechnungen Umsatzsteuer aus (in Österreich 20 %, ermäßigt 13 % und 10 %), zieht die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ab und meldet die Differenz mit der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA): monatlich, wenn der Vorjahresumsatz über 100.000 € lag, sonst vierteljährlich. Fällig ist die UVA am 15. des zweitfolgenden Monats. Einmal im Jahr folgt die Umsatzsteuererklärung U1.
Kleinunternehmer:innen mit Umsätzen bis 55.000 € im Jahr (Grenze seit 2025) sind von der Umsatzsteuer befreit: keine USt. auf Rechnungen, kein Vorsteuerabzug, in der Regel keine laufende UVA. Auf Rechnungen gehört ein Hinweis auf die Befreiung; in der UVA und U1 landen diese Umsätze unter Kennzahl 016.
Einkommensteuer: E1 mit Beilage E1a
Die Einkommensteuererklärung E1 wird elektronisch über FinanzOnline bis 30. Juni des Folgejahres eingereicht. Die Beilage E1a gliedert Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach Kennzahlen, etwa 9040 Betriebseinnahmen, 9100 Wareneinsatz, 9160 Reise- und Fahrtspesen, 9180 Miete.
Der Gewinnfreibetrag steht Einnahmen-Ausgaben-Rechner:innen ebenfalls zu: Der Grundfreibetrag beträgt 15 % des Gewinns bis 33.000 €, also höchstens 4.950 €, ohne Investition. Alternativ zur vollständigen E1a gibt es Pauschalierungen, etwa die Kleinunternehmerpauschalierung nach § 17 Abs. 3a EStG mit pauschalen Betriebsausgaben.
Belege und Aufbewahrung
Zu jeder Betriebsausgabe gehört ein Beleg; wo keiner existiert, etwa bei Kilometergeld, ein Eigenbeleg. Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren (§ 132 BAO); elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Unterlagen vollständig, geordnet und lesbar bleiben.
Wie Belegbar das abbildet
| In der E/A-Rechnung | In Belegbar |
|---|---|
| Betriebseinnahmen und -ausgaben nach Zufluss und Abfluss | Einnahmen und Ausgaben mit Zahlungsdatum, aus Bankimport, Beleg oder Formular |
| Privatentnahmen, Einlagen, Umbuchungen | Buchungsart P und T: im Kassenbuch sichtbar, aus Steuerauswertungen draußen |
| Umsatzsteuer je Umsatz | Steuersatz je Buchung, aus der Kategorie vorbelegt |
| UVA und U1 | Aus den Buchungen gerechnet, als XML oder direkt an FinanzOnline |
| E1a-Kennzahlen | Kennzahl je Kategorie, E1 mit E1a vorbereiten und übermitteln |
| Gewinnfreibetrag | Grundfreibetrag in der E1-Vorbereitung berücksichtigt |
| Belege und Eigenbelege | Belegablage mit Vorschau, Beleg-Adresse, Belegpflicht je Kategorie |
| Sieben Jahre Aufbewahrung | Speicher in der EU, Export jederzeit, lesbar auch nach Kündigung |
Verbindliche Quellen
Diese Seite erklärt die Grundlagen mit Stand Oktober 2026 und ersetzt keine Steuerberatung. Verbindlich sind das Bundesministerium für Finanzen und das Unternehmensserviceportal.
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